Part 4b : The Almighty Bos – Meetings hidden agenda

What’s your agenda for today ? 8am : Meeting, 10am : Meeting 2pm Meeting, meeting, meeting and meeting.

Meeting terkadang menjadi kebutuhan, terkadang menjadi momok, meeting bisa menjadi tempat berisi pujian berbunga-bunga, bisa menjadi tempat dimana harga diri kita terangkat, meeting bisa jadi tempat kita “dikunyah” oleh bos, and menjadi tempat kita mengakui betapa lemah dan salahnya kita.

So what really determine the outcome of meetings ?

Jawabannya adalah : Your Boss !, Your Boss has determined the outcome of the meeting even before it starts

Why ? Because a good Bos has to always be in control remember  “selalu benar dikala salah’ ? jadi boss yang baik selalu sudah menentukan tujuan dari sebuah meeting, menentukan tujuan sebuah meeting berarti sudah menentukan outcome dari meeting tersebut.

So.. kalau akhir meeting sudah ditentukan sebelumnya, ngapain kita meeting ? sebelum kita sampai kesana, menurut gw ada 3 macam bentuk meeting :

1.       Direction Meeting

Direction Meeting adalah meeting dimana boss kita mempunyai agenda untuk menyampaikan arahan yang tidak bisa di nego lagi, biasanya tampak ketika kita mengajak argumentasi, bos kita tidak bergeming dan bila kita terus berargumen bos kita menjadi semakin emosional, bila sudah sampai tahap seperti ini, we better backoff and let it be

2.       Conditioning Meeting

Conditioning Meeting adalah upaya bos kita untuk menanamkan sebuah ide ke benak kita, boss kita mencari approval sebuah action dari tenaga kerja, agar tenaga kerja dengan suka rela mau melakukan action tersebut, biasanya dengan menyampaikan berbagai penjelasan kenapa hal tersebut penting dijalankan.

3.       Brainstorming meeting

Meeting dimana boss kita belum mempunyai tujuan yang pasti, walau boss kita pasti sudah mempunyai beberapa pendapat sendiri, namun boss kita masih belum pasti terhadap pendapatnya sendiri, jadi dia mengumpulkan timnya untuk mencari jalan keluar bersama-sama

Di dalam meeting ini, biasanya boss kita akan sangat open terhadap semua ide dan semua argumentasi tanpa menjadi emosional sama sekali.

Dan biasanya sebuah meeting mempunyai flow yang pasti yaitu :

Bila meeting berawal dari brainstorm maka akan bergerak menjadi Conditioning meeting dan pada akhirnya menjadi directional meeting.

So kita sudah tahu jenis2 meeting lalu bisa memang boss kita yang mengendalikan outcome sebuah meeting kenapa kita perlu meeting ? kenapa gak langsung perintah aja ?

Boss perlu menyamakan persepsi, pola pandang dan pola pikir timnya, agar boss dan timnya bisa bergerak sebagai 1 organisme tunggal yang tidak saling memecah belah, inilah fungsi meeting2 tersebut, boss perlu menanamkan “ide” dan “pola pikir” dan “how to do it” didalam benak timnya, agar timnya bisa bergerak dengan lebih efektif

So walaupun boss sudah menentukan outcome dari sebuah meeting bahkan sebelum meetingnya dimulai, maksud bossya sangat baik, yaitu untuk menyamakan pola pikir dan cara pandang.

If from a meeting, boss-nya tidak bisa mendominasi dan menenetukan outcome dari sebuah meeting – than the organization is going to crumble, karena pemimpinnya tidak bisa mendirect arah seluruh organisasi, jika kita bekerja di organisasi seperti itu, we better jump ship and move to another ship, organisasi itu pasti dipenuhi dengan ketidak jelasan dan strategi yang jelas.

It’s always better to have a strategy that is totally wrong than not having a strategy at all.

So when you are in your next meeting, observe your boss carefully apa sudut pandang dan apa pola pikir yang ingin disampaikan, and lihat apa bentuk meetingnya , is it a brainstorm meeting ? conditioning or a direction meeting ?

If it’s a directional meeting walaupun kita gak setuju dengan keputusan boss kita, di terima dulu aja, karena sama seperti kita, boss kita gak mau dipermalukan di depan orang banyak ketika meeting, so biarkan saja, diskusikan pendapat kita diluar meeting secara pribadi dengan boss kita, it works better than arguing with your boss in front of the meeting forum.

Bayangkan apa yang terjadi didalam meeting negosisasi ? both party has agenda in their minds and both party has determined the outcome of the meeting, and so let the negotiation begins ..

So have fun in your meeting, and be smart, read the signs and act accordingly and survive the meeting :D

Part 5 : Businessman VS Entrepreneur

On our (m-STARS)  yearly business meeting, our CEO Pak Joseph Lumban Gaol, gave his yearly inspirational speech, the speech talked about the difference between a Businessman and an Entrepreneur, and this blog tells my perspective of that speech.

A Business is born from discontent, a feeling of concern with the current situation, an entrepreneur is someone who took that situation seriously and does action to solve the situation, by creating a product, market the product, manage the product and solve the situation with its product

Toyota started its business from a feeling of concern, that Japan wont be fully independent as long as Japan can not create their own automobile, IBM was born from the need for a computing device in the business world, McDonald was born from the need of serving fast simple food for the people traveling on the highway.

We all know an entrepreneur is someone that created a business and a businessman is someone that runs the business, so all Entrepreneur is a Businessman but the questions is : is all Businessman  an Entrepreneur ? The answer to this question is definitely not

In Running a business, one need to have these 3 basic ability :

1.       Alertness : is the ability to see the changes/needs in the market

2.       Business Acument : is the ability to create/capture/manage opportunity

3.       Financial : is the ability to fund internally/externally a business

As a businessman these 3 basic ability is crucial, if a businessman don’t have these 3 basic ability most certainly the business wont last long or even wont be born at all, but having master these 3 basic ability don’t guarantee a sustainable business either.

As mentioned earlier a business stars from discontent, a feeling of concern and an action to solve this situation, these felling of concern is called “Compassion”.

Compassion stands between just a business and a great business, those who start their business from compassion usually ends up with a great business, just like Body Shoppe – starts from discontent of the cosmetics industry who uses animals for product testing.

An Entrepreneur is not just a businessman, an entrepreneur is a great businessman, so what does differentiate a businessman from an entrepreneur ? the answer is compassion.

Compassion drives an entrepreneur to do what ever it takes to solve the situation to create, market and manage a product that not just drive profit to an entrepreneur but also give benefit to the society, therefore creating not just a business , it creates a great sustainable business. A Business that only takes profit and doesn’t give any benefit to the society wont last long.

Compassion is the soul of the business, it’s the soul of the brand, it’s the soul of daily business operation. One can manage a business well and thus one is called a businessman, but those who put compassion in managing a business is called an entrepreneur – whether one is a business owner or not is not relevant, since entrepreneurship is a matter of the heart in managing a business is not a matter of ownership – Put compassion in your business and be a great entrepreneur not just a businessman.

Part 4 : The Almighty Bos - selalu benar dikala salah

Image : Gettyimages

Yang pernah diomelin bos ngacung ! , yg pernah sakit hati sama bos-nya ngacung ! kalo kita bikin partai dengan nama PBSB – Partai Barisan Sakit hati sama Bos, mungkin pengikutnya bakalan banyak banget !

And let’s face it, no matter how wrong our boss can be, mereka tetap saja “gak pernah salah” selalu “benar” betul ? that’s why I named this blog “The Almighty Boss”

Mungkin salah satu alasan kenapa mereka “selalu benar dikala mereka salah” adalah karena BOS adalah singkatan dari “Bekas Orang Sinting”  ;p he he he.. it makes a lot of sense loh, kalo lu gak jadi orang sinting lu gak bisa survive di dunia kerja.. betul ?.. and some of our Bos, kayaknya emang belum sembuh.. atau sudahkah mereka sembuh ?

Barisan Sakit hati akibat Bos gw rasa sama panjangnya dengan Barisan Sakit hati terhadap orang tua betul ? c’mon every children in this world.. pasti terdaftar dalam barisan sakit hati terhadap orang tua, it doesn’t matter how deep you love your parent, pasti pernah ada luka batin terhadap orang tua – gak masalah itu sudah sembuh atau belum –

So what does really drive our bosses to act in such insane way ? (sometimes)

1.       Survival Mode !

Semakin tinggi bos kalian – let’s say owner semakin almighty dia, dan semakin “selalu benar dikala salah” why ? because actually he is trying to keep the boat from sinking, semakin rese dia, semakin baik niat-nya.. to keep his boat from sinking ,to keep as much people as possible, to prevent as much layoff as possible

2.       Experience and Business instinct

Let’s admit it, dia sudah jadi Bos dan kita masih jadi jongos, dia kasih kita makan, kita masih minta makan dari dia, so he must have done something good yang mendatangkan banyak uang, so paling gak experience dia sudah membuat dia jadi bos – masalah experience dia uptodate atau gak itu urusan lain , and kalo bos kalian adalah anaknya owner yang ketiban durian jatuh, it’s a different case –

3.       Plain simple attitude problem

And sometimes our almighty bos just have attitude problem

 And why does our boss bisa selalu PD (Percaya Diri) walau dia salah (selalu benar dikala salah)

The main reason is :

Mereka memang harus PD, dia adalah nahkoda kapalnya, dia adalah jendral dari tiap pertempuran, kebayang gak sih kalau seorang jendral didalam sebuah pertempuran tiba-tiba bimbang ? and tiba2 silent and gak kasih direction apa2 ? bisa kacau jadinya,.. so memang sudah jadi tuntutan mereka untuk PD dan selalu bersikap “Selalu benar dikala salah”

Yes, para bos adalah manusia juga yang bisa salah, and Yes jauh di lubuk hati mereka pasti tahu kalau mereka salah, tapi mereka perlu mengambil keputusan dengan cepat dan tegas.. attitude cepat dan tegas itu yang dipersepsi oleh bawahan “Selalu benar dikala salah” menciptakan jargon yang gw sebut “the almighty bos”

So… behind those annoying attitude the almighty bos has a very good intention ! to keep us all alive and well, to keep the business running – walau terkadang caranya bisa salah dan tidak manusiawi

So knowing this, should we sit back and let our boss do what ever he/she sees right ? .. of course not !!!

Bos adalah manusia juga, dan bos bisa salah, so we should be able to warn them when they are off course, it’s all about managing your boss

Managing your boss

1.       Every boss looks for partners not worker, setiap bos sebenarnya mencari partner bisnis, karena menjadi bos sendirian diatas sana sangatlah sepi, so sebetulnya bila kita bisa bersikap, bersapa dan berfikir layaknya seorang partner bisnis kita pasti diterima dengan baik oleh bos kita

And as a partner you don’t complain and nag bout your salary, benefits and all those employee nagging, you focus on company growth, focus on your contribution in making the boat stay afloat n profitable

2.       Now your place, walaupun kita memposisikan diri sebagai partner sang bos, kita tetap harus mengingat posisi kita, kita masih dibawah upahan sang almighty bos, so jangan takabur – ingat posisi n cari cara untuk menyampaikan pesan2 kita se-appropriate mungkin

3.       Keep the optimism & bring solution,  bisa bayangkan gak sih stressnya jadi bos yang harus kasih makan bawahannya, dan kita datang dengan bad news terus, yang ada bos kita tiap liat muka kita selalu liat problem and not solution, we should bring solution and not problem.

4.       Data, Data, Data!, show your bos data not assumption, make a good solid case and present to your boss why you disapprove with his/her decision, dasarkan semua dengan data, and kalo bos masih ngeyel ya biarin aja, toh ini bisnisnya dia kalo dia masuk ke jurang dia yang sakit, para karyawan bisa pindah kerja (jelek ya pikirannya ;p )

5.       Gain your bos trust, point ke lima adalah point paling pamungkas dari semua point, you should be able to gain your boss’s trust, tentunya not by omong2 doang, tapi melalui prestasi, you gain his/her trust and apa saja yg lu omongin akan didengar oleh dia.

6.       He/She is your boss jadi dia punya hak untuk plin-plan, pasti sering terasa bos kita sering gonta ganti pendapat n arahan, we’ll he/she is your boss and menjadi plin-plan sebetulnya menunjukkan beliau sedang mencari cara yang tepat untuk keep the business running, so maklumin aja, but still kalau kita rasa perubahan gak appropriate baca point 2

So when your bos gives you the almighty attitude, sabar aja.. maksudnya baik kok, caranya mungkin salah.. inget aja bos itu bekas orang sinting, dia mungkin saja sudah sembuh mungkin aja belum sembuh and tujuan setiap bos itu baik kok,that is to keep the business running and keep all of us stays on board

So ingat pesan corporate monster :Suka gak suka..  The Almighty Bos.. Selalu benar dikala salah.. !

Part 3 : 3 Basic Motivation Need

Every day we struggle to motivate our self, boro-boro mau motivasi bawahan, wong kita sendiri aja susah bangun pagi untuk pergi kerja J

We drag our ass to work, for what ? for money.. is that all ? honestly speaking sometimes I feel n even believe so…  I’m doing all this just for the money seperti lagu ABBA “Money..money there’s no funny in this material world”

But than I realized that the thought of “ Doing only for the money” yang membuat gw jadi males kerja and kalau memang hanya pesan “do this and you’ll get pay” yang kita sampaikan ke bawahan kita, mereka pun akan sama seperti kita, they’ll struggle every morning just to get their ass to work (pardon the language”

Menurut  Dan Pink , ada 3 hal kebutuhan dasar yang apabila kita penuhi maka kita and tentu saja bawahan kita akan termotivasi :

1.       Mastery, maksud dari mastery adalah kita menjadi master atas ketrampilan yang kita miliki, jika kita merasa bahwa pekerjaan yang kita lakukan membuat kita semakin ahli didalam pekerjaan kita maka kita akan merasa puas dan pada akhirnya termotivasi untuk bekerja

2.       Authority, gak ada yang suka di suruh2 dan jadi robot doang, authority artinya tiap individu perlu diberikan otoritas didalam melakukan pekerjaannya, tiap individu perlu diberikan ruang untuk berimprovisasi dalam melakukan pekerjaannya, let one do ones work according to the way he/she see fits

3.       Purpose, setiap individu perlu merasa bahwa apa yang dikerjakan olehnya memberikan sebuah manfaat yang berarti ke lingkungan sekitar, the feeling of usefull akan memberikan rasa puas yang pada akhirnya memotivasi kita didalam bekerja

So me-motivasi diri kita sendiri dan juga orang lain tidak melulu berakhir dengan duit, ya tentu saja duit pasti akan memberikan efek tapi efeknya hanya sementara dan bersifat seperti candu and tidak mendidik, tapi kalau kita bisa membuat diri kita melihat bahwa didalam pekerjaan kita menemukan Mastery, Authority and Purpose kita akan termotivasi dengan pekerjaan kita.

And actually untuk meng-address 3 basic need diperlukan kerjasama antara job giver (corporate) dan job taker (karyawan), tidak bisa hanya dari satu sisi, dari sisi job giver perlu mengeluarkan policy2 yg jelas2 mengaddress 3 basic needs ini dan dari sisi job taker perlu men-set mindsetnya.

So.. knowing this, so when you wake up every morning ask your self..

1.       What to master today ?

2.       What authority should I exercise today ?

3.       What purpose should I bring to the work place ?

So you’ll encourage yourself to work with a larger reason than your monthly paycheck

Remember.. your relation with your company is a business deal, and the bottom line of all business deal  is ROI ! positive ROI is a must, motivate yourself to achieve positive ROI !, long live the corporate monster